Asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Voimassa alkaen: 15.4.2021
Tämä tietosuojaseloste koskee Turku Energian sähkönmyynti-, sähköverkkopalvelu- ja lämpöliiketoimintojen asiakaspalvelussa käyttämää asiakasrekisteriä.
1. Rekisterinpitäjät
Oy Turku Energia – Åbo Energi Ab (Y-tunnus 0984944-9)
Turku Energia Sähköverkot Oy (Y-tunnus 2001717-6)
2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Asiakaspalvelupäällikkö/Asiakaspalvelu
Turku Energia Asiakaspalvelu
PL 106 (Teollisuuskatu 40)
20521 Turku
puh. 02 2628 111 (pvm/mpm)
asiakaspalvelu@turkuenergia.fi
3. Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet
Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama (rekisterinpitäjän lukuun toimiva) yhteistyökumppani käyttää asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja henkilötietolainsäädännön mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:
asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen, toimitus ja tuottaminen
sopimushallinta ja laskutus
maksaminen, maksunvalvonta ja perintä
tuotteiden ja palvelujen markkinointi, mainonta ja myynti
liiketoiminnan ja palveluiden kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen sekä
yllä mainittuja tarkoituksia varten tehty segmentointi ja profilointi
Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä tietoja seuraavin perustein:
Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.
Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Rekisterinpitäjällä on asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu hyödyntää asiakastietoja palvelujen kehittämiseen sekä tuotteiden ja palvelujen markkinointiin lainsäädännössä määritellyin edellytyksin ja rajoituksin.
Rekisterinpitäjä poistaa henkilötiedot asiakasrekisteristä, kun rekisterinpitäjällä ei enää ole edellä mainittua perustetta tietojen säilyttämiseen.
Potentiaalisten asiakkaiden osalta tiedot poistetaan kolmen kuukauden kuluttua tietojen kirjaamisesta, mikäli markkinointitoimenpiteet eivät ole johtaneet asiakassuhteen syntymiseen.
Asiakastietoja säilytetään 10 vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Tiedot poistetaan määräajan täyttymistä seuraavan kalenterivuoden kuluessa.
5. Rekisterin tai muun tietojärjestelmän tietosisältö
Asiakasrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:
Asiakastiedot
Asiakkaan yksilöimiseen käytetään henkilötunnusta. Sähkömarkkinain mukaan sähkön vähittäismyyjä tai jakeluverkonhaltija saa käsitellä henkilötunnusta loppukäyttäjäasiakkaansa yksiselitteiseksi yksilöimiseksi. Henkilötietolainsäädännön mukaan henkilötunnusta saa käsitellä mm. luotonannossa ja saatavan perimisessä. Edellä mainitun nojalla rekisterin pitäjällä on sopimuksia solmiessaan oikeus käyttää henkilötunnusta asiakkaan yksilölliseen tunnistamiseen.
Palvelun toimituskohdetta tai käyttöpaikkaa koskevat tiedot
Palvelujen ja energian käyttöä koskevat tiedot
Sopimustiedot
Laskutusta ja maksamista koskevat tiedot
Tuotteiden ja palvelujen markkinointia varten hankitut/kerätyt tiedot ja tiedot markkinointitoimenpiteistä
Asiakaskontaktien tiedot
Kaikki asiakkaiden kontaktit rekisterin pitäjän asiakaspalveluun voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään liiketapahtumien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun kehittämisessä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisteriin kerätään tietoja pääsääntöisesti seuraavista lähteistä:
Asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä tai markkinointitilanteissa asiakkaan suostumuksella.
Pankkien ja teleoperaattoreiden tunnistuspalveluista asiakkaan tunnistautuessa sähköisessä sopimustilausprosessissa tai kirjautuessa EnergiaOnline-asiointipalveluun.
Henkilö- ja osoitetietojen päivityspalveluja tarjoavien rekisterinpitäjien palveluista asiakkaan yksilöivien henkilötietojen tarkastuksen tai asiakkaan luottokelpoisuustarkastuksen yhteydessä.
Fingridin ylläpitämästä käyttöpaikkarekisteristä asiakkaan solmiessa uutta sähkösopimusta.
Sähkökaupan osapuolien (sähkönmyyjä, jakeluverkon haltija) välisestä muutto-, myyjänvaihto- ja sopimusmuutostilanteisiin liittyvästä sähköisestä sanomaliikenteestä.
Fingrid Datahub Oy:n ylläpitämästä keskitetystä tiedonvaihtoratkaisusta datahubista asiakkaan sopimustapahtumiin liittyen tai asiakkaan antamalla erillisellä valtuutuksella.
Energiankäytön mittauksesta vastaavalta jakeluverkon haltijalta laskutusta varten vastaanotetuista mittaustiedoista.
Asiakkaalta itseltään rekisterinpitäjän ylläpitämien sähköisten palvelujen käytöstä evästeiden välityksellä kerätystä tiedoista, joita hyödynnetään rekisterinpitäjän palvelujen käytettävyyden parantamiseksi sekä markkinointitoimenpiteiden kohdentamiseen.
Potentiaalisten asiakkaiden tietoja voidaan kerätä mm. markkinointitapahtumista, kilpailuista ja arvonnoista. Tiedot tallennetaan järjestelmään, mikäli henkilö on antanut luvan markkinointiin tai yhteydenottoon.
Henkilötietoja voidaan hakea markkinointi- ja myyntitarkoituksiin myös osoite- ja päivityspalvelua tarjoavan rekisteripitäjän palvelusta ja päivittää tiedot asiakasrekisteriin.
7. Mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan
Asiakasrekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti tietoja luovutetaan laskutuksen, saatavienvalvonnan ja perinnän palveluja Turku Energia -konsernille tuottavalle ulkoiselle rekisterinpitäjälle edellä mainittujen tehtävien hoitamisen edellyttämässä laajuudessa.
Sähkömarkkinalainsäädännön ja tätä täydentävien toimialan soveltamisohjeiden mukaisesti tietoja luovutetaan sähkökaupan muille osapuolille (sähkönmyyjä, jakeluverkon haltija) sekä sähkömarkkinoiden tiedonvaihtoratkaisusta vastaavalle rekisterinpitäjälle (Fingrid Datahub Oy) sähköisen sanomaliikenteen välityksellä.
Viranomaisten käyttöön tietoja luovutetaan lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa.
Turku Energia ei luovuta asiakasrekisterin sisältämiä tietoja muiden organisaatioiden käyttöön ilman asiakkaan erillistä suostumusta.
8. Miten rekisterin suojaus on järjestetty
Asiakasrekisteriin tallennettujen tietojen ja tallenteiden käyttö on rajattu käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin perustuvalla suojauksella. Tietoja käsittelevien työntekijöiden käyttöoikeudet on rajattu niihin tietoihin, joita heidän on omissa työtehtävissään tarve käsitellä. Asiakastiedon käsittely on ohjeistettu konsernin tietoturvapolitiikan mukaisesti ja työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan tätä ohjeistusta.
EnergiaOnline-asiointipalvelun käyttäjäksi rekisteröityneillä asiakkailla on mahdollisuus käsitellä omaa asiakassuhdettaan koskevia tietoja internetyhteydellä selainkäyttöliittymän kautta. Kirjautuminen palveluun tapahtuu pankkien ja teleoperaattoreiden tarjoamaa tunnistuspalvelua hyödyntäen tai asiakkaan itsensä rekisteröitymisen yhteydessä määrittelemällä salasanalla.
Asiakasrekisterin tietokannat sijaitsevat EU-alueella. Rekisterinpitäjä käyttää ohjelmistotoimittajaa, jolla on toimintaa myös EU-alueen ulkopuolella. Rekisterinpitäjän ja ohjelmistotoimittajan välisillä kirjallisilla sopimuksilla on varmistettu, että myös ne henkilöt, joilla on pääsy Turku Energian dataan EU-alueen ulkopuolelta ovat sitoutuneet noudattamaan sovittuja käytäntöjä ja EU:n tietosuojalainsäädännön velvoitteita.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot.
Henkilön, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, tulee esittää tarkastuspyyntö Turku Energian asiakaspalveluun sähköisessä EnergiaOnline-palvelussa yhteydenottolomakkeella tai ottamalla yhteyttä asiakaspalvelupisteeseen joko sähköpostitse tai henkilökohtaisesti. Yhteystiedot on esitetty tietosuojaselosteen kohdassa 2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö. Asiakkaan tiedoista koostettuja raportteja luovutetaan vain luotettavasti tunnistetulle asiakkaalle.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan, häntä koskevan, virheellisen tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.
Jos rekisteröity katsoo, että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, rekisteröity voi ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.
Rekisteriseloste on saatavilla Turku Energian asiakaspalvelupisteessä sekä verkkosivuilla.